Sua agência está perdendo projetos por falta de organização? Você não está sozinho. 73% das agências brasileiras ainda usam planilhas para gerenciar projetos, enquanto as mais lucrativas já descobriram como usar o GoHighLevel como sistema completo de gestão de projetos.

Com as atualizações de 2025, o GHL introduziu funcionalidades avançadas de project management que eliminam a necessidade de ferramentas externas como Trello ou ClickUp. Vou te mostrar como configurar um sistema que organiza todos os projetos da sua agência em um só lugar.

Por Que Usar GHL Para Gestão de Projetos?

Diferente de outras ferramentas, o GoHighLevel integra CRM + gestão de projetos + automação em uma única plataforma. Isso significa que quando um lead vira cliente, o projeto já inicia automaticamente no pipeline correto, com tarefas pré-definidas e responsáveis atribuídos.

As agências que implementaram esse sistema relatam 40% menos tempo gasto em organização e 60% mais transparência com clientes.

Configurando Seus Pipelines de Projeto

Primeiro, crie pipelines específicos para cada tipo de serviço. Por exemplo:

• Pipeline "Criação de Site": Briefing → Wireframe → Design → Desenvolvimento → Revisão → Entrega
• Pipeline "Campanha de Tráfego": Estratégia → Criativos → Configuração → Teste → Otimização → Relatório
• Pipeline "Automação": Mapeamento → Fluxo → Configuração → Teste → Treinamento → Go-live

Para cada etapa, configure automações que movem o projeto automaticamente quando certas condições são atendidas. Use os custom fields para rastrear informações específicas como prazo, orçamento e prioridade.

Automatizando o Fluxo de Trabalho

As novas funcionalidades de 2025 permitem criar workflows que:

• Atribuem tarefas automaticamente quando projeto entra em nova fase
• Enviam notificações para equipe e cliente sobre mudanças de status
• Criam eventos no calendário para prazos importantes
• Integram com ferramentas externas via webhook quando necessário

Configure triggers baseados em datas para lembretes automáticos. Por exemplo: 3 dias antes do prazo, envie alerta para o responsável; 1 dia após prazo vencido, notifique o gestor.

Integrando Cliente Portal para Transparência Total

Use o Client Portal do GHL para dar acesso aos clientes ao andamento dos projetos. Configure visualizações personalizadas onde o cliente pode:

• Ver status atual do projeto em tempo real
• Aprovar entregas diretamente no sistema
• Comunicar feedback de forma organizada
• Acessar arquivos e materiais do projeto

Isso elimina 80% dos emails de "como está meu projeto?" e posiciona sua agência como extremamente profissional.

Monitoramento e Otimização Contínua

Crie dashboards personalizados para acompanhar métricas como:

• Tempo médio por fase de cada tipo de projeto
• Taxa de aprovação na primeira tentativa
• Projetos em atraso por responsável
• Satisfação do cliente por projeto concluído

Use essas métricas para identificar gargalos e otimizar continuamente seu processo. Agências data-driven têm 2.3x mais chances de reter clientes a longo prazo.

Implementar essa metodologia sozinho pode levar semanas de tentativa e erro. Na comunidade HTC, você tem acesso aos templates prontos de pipelines para os principais tipos de projeto, além de poder tirar dúvidas diretamente com especialistas nas Office Hours diárias. Nossa IA Suporte HTC também te ajuda a adaptar o sistema para as necessidades específicas da sua agência. Comece seu trial gratuito de 30 dias do GHL e acesse todos os templates aqui.